Kuras transporto įmonėms kainuoja brangiai. Kai metinės išlaidos siekia dešimtis tūkstančių eurų, natūraliai kyla klausimas, ar tos išlaidos valdomos kuo protingiau. Vieni vadovai lieka prie degalinių kortelių, prie kurių įprato per daugelį metų, kiti pereina prie skaitmeninių platformų, kurios akcizo susigrąžinimą tvarko be rankinio darbo.
Degalinių kortelės: paprastas įrankis su ribotomis galimybėmis
Lietuvos transporto sektoriuje degalinių kortelės naudojamos jau du dešimtmečius. Principas aiškus: vairuotojas sustoja, prisipila, kortelė užfiksuoja sandorį. Šis paprastumas yra ir didžiausia stiprybė, ir aiškus apribojimas.
Kortelės priimamos daugelyje Europos degalinių, vairuotojui nereikia atsiskaityti grynaisiais, o buhalterija mėnesio pabaigoje gauna suvestinę ataskaitą. Kai kuriose kortelių sistemose galima nustatyti išlaidų limitus pagal vairuotoją ar konkrečią transporto priemonę, o tai padeda išlaikyti biudžetą tvarkingą.
Problemos ryškėja tada, kai įmonė pradeda augti. Kortelių tinklas neapima visų maršrutų, ypač mažesnėse Rytų Europos šalyse. O akcizo susigrąžinimas su kortelėmis beveik visada reiškia rankinį darbą: dokumentų rinkimą, formų pildymą, laukimą. Smulkesnėms įmonėms tai virsta papildomu darbo krūviu, kuris niekaip nekompensuojamas.
Skaitmeninės platformos su akcizo grąžinimu
Pastaraisiais metais rinkoje atsirado sprendimų, kurie kuro išlaidų valdymą sujungia su automatizuotu akcizo administravimu. Tokios platformos leidžia ne tik sekti kuro sąnaudas realiuoju laiku, bet ir automatiškai tvarkyti kuro akcizo grąžinimą pagal galiojančius teisės aktus.
Pagrindinis skirtumas nuo kortelių yra automatizacija. Vietoj to, kad buhalteris kas ketvirtį rinktų popierius, sistema pati surenka reikiamus duomenis ir pateikia juos tinkamu formatu. Įmonėms, kurių parkas viršija 10-15 transporto priemonių, tai gali reikšti kelias sutaupytas darbo dienas per mėnesį.
Kita vertus, tokios platformos reikalauja pradinio diegimo laiko ir darbuotojų apmokymo. Mažai įmonei, kuri turi du sunkvežimius ir vieną buhalterę, tokia sistema gali atrodyti per sudėtinga. Taip pat reikia patikrinti, ar platforma palaiko visas šalis, kuriose vyksta maršrutai, nes ne visos sistemos vienodai gerai veikia už Lietuvos ribų.
Kaina, patogumas ir administracinė našta
Lyginant kaštus, degalinių kortelės paprastai turi mažesnį mėnesinį mokestį arba jo visai nėra. Skaitmeninės platformos dažniau taiko abonentinį mokestį, tačiau jis gali atsipirkti per sutaupytą laiką ir susigrąžintą akcizą. Vienos transporto priemonės akcizo grąžinimas per metus gali siekti kelis šimtus eurų, priklausomai nuo nuvažiuotų kilometrų ir sunaudoto kuro kiekio.
Patogumas labai priklauso nuo įmonės dydžio ir struktūros. Jei vairuotojai dirba skirtingose šalyse ir naudoja skirtingas degalines, kortelių sistema gali tapti chaotiška. Skaitmeninė platforma tokiu atveju suteikia vieną langą visai informacijai. Apie tai, kaip tokie sprendimai pritaikomi konkrečioms transporto įmonių situacijoms, galima sužinoti Edenred puslapyje.
Administracinė našta yra galbūt svarbiausias kriterijus, kurį įmonės neįvertina iš anksto. Kortelių sistema atrodo paprasta, kol nereikia rengti akcizo grąžinimo dokumentų. Tada paaiškėja, kiek laiko tai užima.
Kam kas labiau tinka
Degalinių kortelė tinka mažoms įmonėms su nedideliu parku, kurios veikia daugiausia vienoje šalyje ir neturi didelių akcizo grąžinimo apimčių. Čia paprastumas atsveria viską.
Skaitmeninė platforma su integruotu akcizo administravimu labiau tinka augančioms įmonėms, kurių parkas viršija keliolika automobilių, kurios vykdo tarptautinius reisus ir kurioms buhalterinė automatizacija yra prioritetas. Pradinis diegimo laikas atsipirks greičiau, nei atrodo.
Sprendimą verta priimti ne pagal tai, kas populiaru rinkoje, o pagal tai, kiek valandų per mėnesį buhalterija šiuo metu praleidžia tvarkydama kuro dokumentus.
